Obiettivi:

• digitalizzare i verbali di verifica degli impianti ascensore
• archiviare i verbali su un web server accessibile da remoto ai consulenti esterni
• effettuare ricerche mirate dei verbali e garantirne l’esito positivo
• integrare i verbali di verifica con il resto della documentazione esistente
• recuperare spazio utile negli uffici direttivi

Realizzazione:

Il Cliente si avvale della collaborazione di ingegneri e tecnici esterni presenti su tutto il territorio nazionale per effettuare verifiche degli impianti nelle rispettive zone di competenza. I verbali prodotti vengono successivamente inviati alla sede di Bologna per l’archiviazione definitiva.

La grande quantità di verbali gestiti e l’esigenza di consultazione anche dei documenti datati generava una insofferenza nelle ricerche e la necessità di destinare ad archivio spazi negli uffici della direzione tecnica.

La digitalizzazione degli archivi ha permesso al Cliente di gestire in formato elettronico tutto lo storico delle verifiche effettuate e di mantenere aggiornato l’archivio grazie a periodiche operazioni di scansione, di accedere ai verbali direttamente da PC della rete e di rendere l’archivio digitale accessibile via web anche ai consulenti esterni. Inoltre, i file dei verbali sono stati integrati nel sistema informativo con il resto della documentazione tecnica (documentazione di progetto, storico degli impianti e delle verifiche).

Negli uffici direttivi è stato così recuperato spazio a valore aggiunto altrimenti destinato ad archivio.

L’occasione è anche servita per riorganizzare e legare il ciclo operativo a quello amministrativo e finanziario e gestire al meglio i flussi di processo, dalla gestione dei contratti con la clientela e i tecnici esterni all’emissione di ordini di servizio, dalle verifiche alla redazione dei rapporti, dalla fatturazione alla gestione di incassi e pagamenti.

L’integrazione delle informazioni ha migliorato l’organizzazione, automatizzato i processi svolti manualmente e fornisce un valido strumento per gestire e monitorare contratti, attività, scadenze, fatturazione e pagamenti.

Inoltre ì documenti fiscali sono stati portati in conservazione sostitutiva, attribuendo pieno valore fiscale agli archivi digitali.