Processo di Conservazione Sostitutiva

 
 


 

IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI

 

Il processo di conservazione sostitutiva, o conservazione digitale, sintetizza una procedura informatica che attribuisce valore legale, civile e fiscale, al documento digitale. Il valore così attribuito al documento informatico ha piena efficacia probatoria, al pari dei documenti analogici o cartacei.

Definiamo:

  • dematerializzazione, il processo di scansione che trasforma il documento analogico in documento informatico o digitale
  • archiviazione ottica o gestione elettronica documentale, il sistema che permette di organizzare e gestire un archivio informatico, attraverso un software di “document management” o semplicemente creando un archivio strutturato di cartelle e file
  • conservazione sostitutiva,o meglio, conservazione digitale, il processo che permette di conservare i documenti informatici in maniera equivalente, sotto il profilo giuridico, ai documenti analogici.

L’obiettivo della conservazione sostitutiva è di consentire alla Pubblica Amministrazione e ai Privati di dematerializzare la quasi totalità della documentazione cartacea prodotta o, addirittura, di limitarne la produzione. Del resto sono ormai pochi i documenti prodotti fin dall’origine in forma “autografa”, mentre sono tanti i documenti prodotti con sistemi informatici e stampati poi su carta, con un notevole aggravio dei costi.

Il recente DPCM 3 dicembre 2013, recante le nuove regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici, supera la precedente distinzione tra la conservazione sostitutiva dei documenti analogici e la conservazione digitale dei documenti informatici nativi.

I vantaggi della dematerializzazione e della conservazione digitale sono tanti e di seguito se ne citano solo i principali:

  • immediata riduzione dei costi di stampa, se i documenti informatici vengono gestiti e conservati in digitale
  • riduzione dello spazio destinato ad archivio
  • economicità e ottimizzazione della ricerca dei documenti
  • disponibilità, riproduzione e diffusione in tempo reale dei documenti
  • possibilità di strutturare l’archivio secondo le proprie esigenze, “legando” in modo logico i documenti informatici ad infinite cartelle, in modo simile alla costosa fotocopiatura di un documento cartaceo da distribuire a più utenti o da inserire in diversi fascicoli
  • attribuzione del valore legale al documento informatico mediante l’utilizzo della firma digitale e di un sistema di conservazione, al pari della firma autografa sul documento cartaceo
  • attribuzione della data certa opponibile a terzi mediante apposizione della marca temporale
  • sicurezza negli accessi e controllo delle attività degli utenti sui documenti.

L’attuale quadro normativo ha ormai equiparato totalmente il documento informatico al documento analogico. Tutta la documentazione esistente può quindi essere oggetto di conservazione sostitutiva digitale (i documenti tradizionali, quali le fatture, i DDT, gli estratti conto bancari, la corrispondenza, i libri e i registri fiscali, i bilanci e le dichiarazioni dei redditi, i verbali e i documenti di natura tecnica, ecc.) e ciò è possibile sia con i documenti già esistenti sul tradizionale supporto cartaceo sia con i documenti informatici nativi. Il contesto normativo è caratterizzato dai seguenti tre filoni, integrati da vari provvedimenti attuativi e regolamentari:

  1. generale – D.Lgs n.82 del 7 marzo 2005 (Codice dell’amministrazione digitale) e DPCM 3 dicembre 2013 (Nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti digitali)
  2. fiscale – D.Lgs n.52 del 20 febbraio 2004, Decreto 3 aprile 2013 e DMEF 17 giugno 2014
  3. civilistico – artt. 2214 e 2215-bis del c.c.

Il processo di conservazione sostitutiva, pertanto, racchiude una serie di attività specifiche caratterizzate da una elevata professionalità e competenza in ambito tecnologico, normativo, gestionale e amministrativo.

Il percorso che conduce alla conservazione sostitutiva si compone di diverse fasi, ciascuna delle quali è soggetta a specifiche regole la cui inosservanza può compromettere il risultato finale e inficiare la validità legale del documento. Occorre pertanto avere come punto di riferimento tutta la normativa in materia, cercando anche di pervenire a una sua corretta interpretazione utilizzando le fonti della stessa Amministrazione finanziaria, dell’AGID (ex DigitPA) e delle altre fonti autorevoli in materia, integrandole, all’occorrenza, con opportune considerazioni che scaturiscono anche dalla costante evoluzione della tecnologia, cui la normativa e la prassi cercano di uniformarsi. Le conoscenze informatiche, infine, sono fondamentali per capire come meglio applicare le disposizioni normative e le regole tecniche della conservazione sostitutiva.

L’attore principale che per competenza e professionalità è chiamato dalla normativa ad eseguire direttamente, o a supervisionare le fasi del processo, è il Responsabile della Conservazione. Questi è chiamato a:

  • un continuo presidio su norme, leggi, regolamenti, circolari, interpelli, sentenze e interpretazioni
  • definire nei dettagli il sistema e il processo di conservazione digitale
  • programmare le scadenze per la conservazione dei documenti e per l’ultimazione dei processi
  • verificare il pacchetto di versamento contenete i documenti da conservare (requisiti di integrità, autenticità e leggibilità)
  • generare il pacchetto di archiviazione (o volume di conservazione) secondo le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici
  • produrre il pacchetto di distribuzione
  • mantenere un archivio del software di gestione
  • prevenire casi di obsolescenza tecnologica e proporre, o predisporre direttamente, sistemi idonei al rispetto delle regole tecniche
  • condurre verifiche periodiche sulla leggibilità dei documenti
  • richiedere l’intervento di un pubblico ufficiale nei casi previsti.

Ma vediamo nel dettaglio come si svolge il processo di conservazione sostitutiva.

La base di partenza è il documento che, come detto, può essere analogico o informatico.

Nel primo caso è necessaria la digitalizzazione per trasformarlo in un documento informatico, di solito nel formato PDF o altro formato immagine (es. TIFF, JPEG). In ambito fiscale, l’Agenzia delle Entrate si è espressa favorevolmente sulla trasformazione del documento analogico in informatico utilizzando lo spool di stampa per produrre i file ed evitare, quindi, la scansione della carta. E’ anche necessario distinguere fin da subito se trattasi di documento originale unico o non unico perché nel caso di originale unico è previsto l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la perfetta corrispondenza tra l’immagine prodotta e il documento cartaceo.

Nel secondo caso, invece, sarà sufficiente apporre la firma digitale sul documento informatico nativo del soggetto emittente, o suo delegato, che ne attesta l’autenticità e l’integrità. Qualora sia necessario attribuire una data certa al momento di emissione del documento digitale, basterà applicare anche una marca temporale al documento stesso. Gli strumenti informatici disponibili sul mercato permettono di apporre firme digitali massive in pochi secondi, nonché la marca temporale sul documento o su un lotto di documenti.

Il processo dovrà garantire che i file destinati alla conservazione sostitutiva siano statici e non modificabili, che si traduce nell’assenza all’interno del file di macro istruzioni o codici eseguibili (es. campo data che si aggiorna automaticamente, codice macro, java o simile, …) e che ogni documento abbia almeno gli indici di ricerca obbligatori richiesti per legge (metadati).

In queste fasi di produzione dei documenti e dei relativi indici possono essere proposte e attivate funzioni automatizzate:

  • di controllo (“script” specifici, “tools” e “custom process” del sistema di “document management” per verificare la presenza degli indici obbligatori di legge, la validità e/o il formato degli indici, la validità delle firme digitali apposte, ecc.)
  • di conversione del formato (es. PDF in PDF/A specifico per la conservazione sostitutiva)
  • di apposizione massiva della firma digitale.

Il Responsabile della Conservazione prende in carico i documenti prodotti (pacchetto di versamento), ne verifica i requisiti tecnici e normativi obbligatori, genera un rapporto di versamento (obbligatorio e con l’apposizione di un riferimento temporale) e archivia i documenti in un sistema di conservazione a norma. Viene definito sistema di conservazione un sistema che, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione. Inoltre, il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 e 3 del DPCM 3 dicembre 2013.

Fatto ciò, il Responsabile della Conservazione avvia il processo di conservazione digitale e genera e un pacchetto di archiviazione (che nello standard SINCRO è chiamato volume di conservazione), sottoscritto con propria firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo le specifiche tecniche contenute nell’Allegato IV del predetto Decreto e secondo le modalità riportate nel Manuale della Conservazione.

L’ultima fase, che compete sempre al RdC, è la produzione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con propria firma digitale o firma elettronica qualificata, per la visualizzazione, l’esibizione e ogni altra forma di utilizzo dei documenti informatici conservati a norma.

I requisiti del sistema di conservazione sono descritti, inoltre, dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale: in particolare, devono essere garantiti l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, nonché dell’amministrazione o dell’area organizzativa di riferimento, l’integrità del documento e la leggibilità e la reperibilità delle informazioni identificative. Alla luce del dato normativo richiamato si può, quindi, affermare che il diritto, invocando il principio di libertà delle forme della conservazione, riconosce ai soggetti un ampio spazio di autonomia. Spetta, infatti, ai soggetti interessati stabilire compiutamente le procedure della conservazione.

Nel caso di conservazione sostitutiva di documenti analogici, la distruzione del cartaceo avverrà, in accordo con il Responsabile della Conservazione, solo dopo il completamento del processo.

Il processo di conservazione sostitutiva prevede precisi obblighi e responsabilità a carico dei diversi soggetti coinvolti. Nella presente trattazione sono state omesse alcune adempienze e attività legate alla conservazione digitale che non sono meno importanti o critiche rispetto a quelle esposte, ma solo perché funzionali a determinate materie o ambiti applicativi. Come ad esempio il calcolo e il pagamento dell’imposta di bollo per i documenti rilevanti ai fini fiscali.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta di sicuro il soggetto cardine del processo di conservazione digitale dei documenti informatici e la scelta di affidarsi ad un soggetto di indubbie capacità tecniche ed esperienza, rappresenta, insieme al sistema di conservazione adottato, una scelta strategica.

 
 
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