Conservazione Sostitutiva

 
 

conservazione sostitutiva

 

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

 

La Conservazione Sostitutiva Digitale della documentazione prodotta offre vantaggi unici all’azienda che cerca competitività sul mercato e riduzione dei costi di gestione. Che si tratti di documenti prodotti in forma analogica (cartacea) o già in origine nel formato digitale, l’attribuzione del pieno valore giuridico agli archivi digitali sta ormai diventando prassi comune e consolidata all’interno delle strutture pubbliche e private.

Del resto la normativa vigente, che ha avuto una forte evoluzione proprio nell’ultimo anno, equipara totalmente il documento informatico al documento analogico.

Lo testimoniano i dieci anni di applicazione del DMEF 23 gennaio 2004 in ambito fiscale, sostituito integralmente dal nuovo Decreto 17 giugno 2014 che ha colmato i dubbi interpretativi del precedente Decreto e ha semplificato notevolmente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ora valide anche per il settore doganale.

Lo testimonia la forte spinta che la Pubblica Amministrazione ha impresso al documento informatico attraverso l’adozione della Fatturazione Elettronica, con l’emanazione del D.Lgs. n.52 del 20 febbraio 2004 prima e con il regolamento di attuazione previsto dal Decreto n.55 del 3 aprile 2013 poi.

Anche le Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici sono state recentemente aggiornate a seguito del nuovo quadro normativo vigente e delle innovazioni tecnologiche di cui disponiamo, grazie al DPCM 3 dicembre 2013. Vengono finalmente definiti i criteri, le modalità, le procedure, gli standard sui formati e sulle tecnologie, le figure responsabili dell’intero processo di conservazione digitale dei documenti informatici.

Lo testimoniano le disposizioni normative sull’utilizzo della PEC e sulla sua conservazione a norma, quasi sempre disattesa dagli utilizzatori, regolamentata dal DPR n.68 del 11 febbraio 2005, dal DPCM del 6 maggio 2009, nonché dalle predette Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici. Di particolare rilevanza sono anche le recenti regole tecniche informatiche e sull’utilizzo della PEC emanate per i processi civili e penali, nonché per i fallimenti e per le procedure concorsuali (D.L. n.179 del 18 ottobre 2012 e Decreto Ministero Giustizia n.48 del 3 aprile 2013).

Infine, il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs n.82 del 5 marzo 2005) resta il riferimento che sancisce i princìpi sull’utilizzo e la validità legale dei documenti informatici in genere nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e nei rapporti tra i privati.

Il quadro normativo esposto e una serie di altre disposizioni di contorno sulle firme elettroniche, sulla tenuta e la conservazione dei libri paga e matricola, le Circolari dell’Agenzia delle Entrate, ecc. chiudono definitamente il cerchio sui sistemi di elaborazione, archiviazione e conservazione sostitutiva digitale della documentazione la cui tenuta e obbligatoria per la PA e per i privati.

 

ARCHIVIO MODERNO offre:

 

il supporto tecnico, le tecnologie, le metodologie e la consulenza tecnico-legale necessaria ad avviare progetti di Conservazione Sostitutiva a norma della documentazione rilevante ai fini tributari, fiscali e civili in genere (fatture, libri e registri fiscali, DDT, stampe di magazzino, cedolini paga e LUL, verbali, corrispondenza, contratti, offerte, documenti bancari, ecc.). Il servizio non si limita alla vendita di software e di attrezzatura, ma a progetti “chiavi in mano” che conducono l’azienda a liberarsi della carta o a limitarne la produzione fin dalla formazione del documento. Può prevedere l’analisi di molteplici aspetti, quali l’organizzazione e il livello di informatizzazione dell’azienda, la scelta di adeguati strumenti tecnologici, l’implementazione di alcuni processi aziendali (tenuta della contabilità e fatturazione, archiviazione e conservazione), l’affiancamento del personale interno, l’eventuale interfaccia con i Consulenti legali esterni.

Le tematiche da affrontare possono essere molteplici e ARCHIVIO MODERNO ha pensato a soluzioni integrate che tenessero conto delle diverse specializzazioni, riassumibili in:

  • fornitura di soluzioni hardware e software modulabili o, in alternativa, erogazione dei servizi offerti in modalità ASP (Application Service Provider) utilizzando la nostra piattaforma web o in Cloud Computing
  • analisi dei processi aziendali e progettazione di soluzioni G.E.D.
  • realizzazione dei processi di conservazione a norma dei documenti informatici
  • redazione del Manuale della Conservazione
  • incarico di Responsabile della Conservazione per conto del cliente
  • fatturazione elettronica verso la PA
  • conservazione a norma delle PEC
  • applicazione di Firma digitale e Marca temporale
  • digitalizzazione e indicizzazione dei documenti cartacei
  • elaborazione e indicizzazione automatica dei documenti digitali generati dal sistema informatico aziendale
  • consulenza e affiancamento nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

 
 
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