LA CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE DELLA PEC

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

• DPR n.68 del 11 febbraio 2005: Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della PEC
• D.Lgs. n.82 del 7 marzo 2005: Codice dell’Amministrazione digitale, coordinato e aggiornato dal D.Lgs. n.235 del 30 dicembre 2010
• DPCM del 6 maggio 2009: Disposizioni in materia di rilascio e uso di caselle PEC
• D.L. n.179 del 18 ottobre 2012 (conv. Legge n.221 del 17 dicembre 2012) – artt. 16‐18: Giustizia digitale – Utilizzo della PEC nel fallimento e nelle procedure concorsuali
• Decreto Ministero Giustizia n.48 del 3 aprile 2013: Regole tecniche informatiche per il processo civile e il processo penale (Avvocati)
• DPCM del 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti digitali

UTILIZZO E CONSERVAZIONE DELLA PEC

La PEC è un documento informatico! Le nuove Regole Tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 dicembre 2013) impongono alla PA e ai privati una serie di requisiti necessari ad attribuire il valore legale al documento informatico conservato, tra cui vale la pena ricordare:

1. l’adozione di un sistema di conservazione a norma (art. 3)
2. l’adozione di metodologie, procedure e modelli organizzativi volti a definire i processi di conservazione più idonei a garantire i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità del documento informatico nel tempo, di cui all’art.3 (artt. 4 e 5)
3. la definizione dei ruoli e delle responsabilità delle figure coinvolte ed in particolare la nomina obbligatoria di un Responsabile della Conservazione (artt. 6 e 7)
4. la redazione obbligatoria del Manuale della Conservazione (art. 8)
5. la realizzazione del processo di conservazione di cui all’art. 9 secondo i requisiti tecnici previsti negli allegati al Decreto.

Il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log). Nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.

Lo scambio di informazioni attraverso l’utlizzo della PEC è garantito dall’utilizzatore mediante l’adozione di un sistema a norma di conservazione del documento informatico.

Aziende e professionisti che sono obbligati e intendono mantenere il valore legale nel tempo dei messaggi PEC si avvalogono, pertanto, di un sistema di conservazione dei messaggi PEC, nonché delle loro ricevute e degli eventuali allegati. Un sistema di conservazione a norma garantisce l’opponibilità a terzi in giudizio del documento informatico (PEC).

PROCEDURA OPERATIVA

ARCHIVIO MODERNO offre un servizio “chiavi in mano” per la conservazione a norma delle vostre PEC. In qualità di Responsabile della Conservazione provvederemo a redigere il Manuale della Conservazione e a definire le procedure operative, ad eseguire tutte le fasi del processo di conservazione, nonché a produrre il pacchetto di distribuzione con valore legale da conservare ed esibire all’occorrenza.

• Posta Inviata: oltre ai messaggi inviati, è necessario conservare la ricevuta di CONSEGNA. La presenza o meno del messaggio originale, come allegato della ricevuta di consegna (file postacert.eml), dipende dal tipo di ricevuta di consegna che si è scelto di ricevere, secondo la seguente casistica:
  • ricevuta di consegna completa (default): il messaggio originale completo è allegato alla ricevuta di consegna
  • ricevuta di consegna breve: il messaggio originale è allegato alla ricevuta di consegna ma eventuali allegati presenti al suo interno verranno sostituiti con i rispettivi hash
  • ricevuta di consegna sintetica: il messaggio originale non verrà allegato nella ricevuta di consegna.
• Posta Ricevuta: si conserva il messaggio PEC ricevuto completo di allegati
• I messaggi vanno salvati nel formato standard previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, cioè il formato RFC2822/MIME. E’ possibile salvarli come EML che risponde allo standard RFC 5322 (RFC 5322 replaced the earlier RFC 2822 in 2008, and in turn RFC 2822 in 2001 replaced RFC 822 – which had been the standard for Internet email for nearly 20 years).
• I messaggi PEC devono essere conservati almeno una volta all’anno o comunque prima della scadenza del certificato di sottoscrizione (firma digitale)